利用者も施設スタッフもWin-Winとなった予約システム誕生【OTS MICE MANAGEMENT(株)・玉城国博社長】

• 24時間いつでも施設の空き状況を確認できる

• スポーツ施設の利用予約管理をしていたアナログの台帳管理を廃止

• 「SPMクラウドシステム」と同時に機能を強化するシステム「パッスル」も開発

• 天気のデータなども紐づけてビックデータ化することも可能

• 非接触の決済システムも連携

MICE事業やスポーツイベント事業の主催、運営などを行っているOTS MICE MANAGEMENT株式会社。老舗旅行会社・沖縄ツーリスト株式会社もある、OTSグループの一員として2014年に設立されました。

スポーツイベントなども手掛けている同社は、「沖縄空手会館」の指定管理事業も行っています。公共施設の管理を担うことで、“予約”に関する問題が浮き彫りに。そこで同社は「ＳＰＭクラウドシステム」を開発しました。予約に関する問題や同社が開発したシステムについて聞いてみました。

イベント主催者側として感じた歯がゆさ

今回、お話を伺かったのは、OTS MICE MANAGEMENT株式会社玉城国博社長。システム開発のきっかけは、OTSグループの東良和会長が経済同友会を介して、株式会社セイカスポーツセンターと出合ったことから始まります。

セイカスポーツセンターは、「ボンタンアメ」などで知られるセイカ食品株式会社のグループ会社で、鹿児島に本社を構えますが、沖縄でも北谷町（ちゃたんちょう）やうるま市などで公園の管理事業を手掛けています。会社として「セイカスポーツセンターのお手伝いができないか」と考えた時、公共施設用のシステムがないことに気づきました。

「スポフェスイン沖縄」など、スポーツイベントの主催などを行っているOTS MICE MANAGEMENTでは、イベント場所を確保するため、県内全域の施設の空き状況を確認することが多々あり、そのたびに「すぐには分からない」「担当者がいない」という対応が多く、レスポンスの悪さに歯がゆさを感じていました。また、施設側の声に耳を傾けると、アナログ的に台帳管理を行っているところが多いことも判明。利用者側と施設側、双方にとって業務を楽にできればという思いから、開発着手に踏み切ったのが始まりです。

現場の声から生まれたシステムとこだわった機能とは

同じようなシステムは他社でも取り扱いはありますが、過度に機能を搭載し過ぎているのが現状。このシステムの大きな強みは、実際に管理事業も行っているセイカスポーツセンターと一緒につくり上げた点です。現場の問題点を拾いながら、（施設・利用者にとってメリットのある）必要最低限の機能にとどめ、低価格で価値のあるものをつくり上げました。

また、「面取り機能」を付けることにもこだわりました。例えば「フットサル１面＝テニスコート２面分」となる場合、10：00～12：00でフットサルの予約が入った場合は、その時間帯はテニスの予約が取れないようにシステム側で調整してくれます。体育館などの多目的スペースでは、その機能でコート面積が異なる競技を無駄なく、重複なく利用できるというのが特徴です。以前は紙で管理していたので、システムが導入されたことで、希望日時に予約が埋まっていても、別日時の空き状況も分かりやすくなり、スムーズな予約が可能になりました。

機能強化でコロナ禍でも力を発揮

機能を強化するシステムとして「パッスル」も開発。「SPMクラウドシステム」は場所を抑えるシステムですが、「パッスル」は塾やスイミング教室などを予約するシステム。教室を休んだ場合、振替可能日がシステム内で確認できるなど、スムーズな日程変更が行えます。

また、トレーニング施設の利用では、入退館をQRコードで管理できるので、密を避け、入場制限や入退館の管理もでき、新型コロナウイルス感染症の陽性者が発生した場合、素早く連絡を取ることも可能となり、コロナ禍ではその機能をフルに発揮しています。

これまで公共施設への電話の8割は空き状況の確認でした。システムの導入によって利用者は24時間いつでも施設の空き状況を確認できるので、電話が掛かってくる回数が減ったそうです。また、紙での管理がなくなったという反響が非常に大きく、それがなくなることで仕事効率も上がり、施設側も予約に対する時間やストレスが大きく削減されました。

今後は機能を付加して、新たな利用の可能性も

近い将来、他のシステムではあまり装備されていない、クレジットカードや電子マネーの決済機能が付けられることになります。非接触の決済システムは、このご時世もあり、自治体にとっては魅力的で、三重県からも問い合わせが来たそう。システム開発時点で、どういう機能が今後必要になってくるか、それを見越して設計していたといいます。さらにその先は、人を介さない（受付すらしない）公共施設の無人化を目指しています。

また、このシステムのノウハウを生かして、バーベキュー予約に応用することも考えられています。沖縄は「ビーチパーティー」と呼ばれる地域ならではの習慣があるほど、バーベキュー場の利用頻度は高いですが、幹事にとっては場所選び、コンロ、ビールサーバー、食材の用意など、当日までにかなりの苦労を強いられます。

また、それをファックスで申し込むところが多いのが現状。それをこのシステムで、各バーベキュー場の状況が把握でき、予約も一括で行えれば、幹事の負担も軽減されます。さらに、インバウンド向けにサポートできるツールも入れることができたら…と、新たな活用方法に玉城社長は今日も心を躍らせています。